Personuppgifter

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som kan knytas till en fysisk person som är i livet. Norrtälje Vatten och Avfall behandlar personuppgifter och följer gällande lagstiftning i dataskydd. För att personuppgifter ska få behandlas måste det finnas lagstöd. Grund för att behandla personuppgifter är rättslig förpliktelse, avtal, i allmänhetens intresse eller samtycke.

Personuppgifter lagras och raderas efter gällande lag och kommunens dokumenthanteringsplaner samt reglemente för arkiv.

Att behandla en personuppgift

Med behandling av personuppgifter menas i princip allt som går att göra med uppgifterna. Det kan till exempel vara att samla in, registrera, lagra, samköra eller skriva ut uppgifterna.

Det finns flera lagar och förordningar med regler om hur behandling av personuppgifter får göras. Reglernas syfte är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Generella regler för alla EU-länder finns i Dataskyddsförordningen, GDPR.

Läs mer om dataskyddsförordningen, GDPR

Ansvarig organisation och kontaktuppgifter

Norrtälje Vatten och Avfall är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas inom ramen för vår verksamhet. Vi bryr oss om våra kunder och er integritet och förbinder oss att respektera och skydda dina personuppgifter i enlighet med gällande lagar och branschstandarder. För att hjälpa dig att förstå hur vi samlar in och använder information om dig har vi sammanställt denna information. Du är alltid välkommen att kontakta oss med frågor, funderingar eller förfrågningar som rör hur vi behandlar dina personuppgifter.

Om du har frågor om dataskyddsförordningen eller andra frågor som rör personuppgiftsbehandling, kontakta i första hand informationssäkerhetssamordnare gdpr@nvaa.se på Norrtälje Vatten och Avfall.

Dataskyddsombud

Du hittar dataskyddsombud för Norrtälje kommun och de kommunala bolagen här

Personuppgifter som behandlas i våra tjänster

Insamling av personuppgifter

I våra e-tjänster, formulär, blanketter eller vid direkt kontakt med oss lämnar du information om dig själv, som kontaktuppgifter, fastighetsbeteckning eller personnummer. Dessa uppgifter används för att behandla ditt ärende.
Är din fastighet en del av en samfällighet samlar vi ibland in kontaktuppgifter och sparar dem för att kunna ta kontakt i framtida ärenden. Det är du själv som lämnar uppgifterna till oss.

Är du kund hos oss samlar vi in följande information:

• Uppgifter från folkbokföringen som underlag för fakturautskick om du själv inte meddelar oss annat (t ex personnummer och adress)
• Bankinformation som du själv uppger (t ex e-faktura, autogiro)
• Din folkbokföringsadress och telefonnummer till vår SMS-tjänst
• Dina personuppgifter (namn, kundnummer, IP-adress) vid användning av våra e-tjänster under Mina Sidor där du kan se dina abonnemang, fakturor och göra beställningar
• Information om din fastighet (t ex fastighetsägare, beteckning, geografisk utbredning) från Lantmäteriet och Norrtälje kommun.

Är du boende i Norrtälje kommun samlar vi in följande information:

• Din folkbokföringsadress och ditt telefonnummer till vår SMS-tjänst.
• Information om din fastighet (t ex fastighetsägare, beteckning, geografisk utbredning) från Lantmäteriet och Norrtälje kommun

Behandling av personuppgifter

Vi använder dina personuppgifter för att kunna komma i kontakt med dig och kunna leverera tjänster inom vatten, avlopp och insamling av hushållsavfall.

Vid kontakt med dig kommer vi att behandla dina kunduppgifter som kundnummer, personnummer, fakturauppgifter, och liknande.

Vatten och avlopp

Vi behandlar uppgifter om din vattenmätare, dess placering och din vattenförbrukning för att korrekt kunna debitera din vattenförbrukning. Vi behandlar information servisavsättningar till din fastighet. I våra register har vi ibland ritningar över din fastighet och ledningsdragningar på fastigheten.

Avfall

Vi behandlar uppgifter om hämtplats för tömning av sopkärl, slambrunnar och latrintunnor. Varje hämtning/utförande tömningsregistreras för att säkerställa ett korrekt utförande. Eventuella avvikelser registreras för att förbättra framtida hämtningar eller som underlag för varför en hämtning inte blivit utförd.

Hur vi delar personuppgifter vidare

Vi använder oss av upphandlade entreprenörer för att utföra insamling av avfall vid fastighet. Entreprenörerna har tillgång till namn på kund samt adress, fastighetsbeteckning och koordinater till hämtplats för tömning av sopkärl, slambrunnar och latrintunnor.

Vi utvecklar inga egna IT-system utan har upphandlade system för att kunna utföra våra uppdrag. Om ett fel i något system uppstår så kan vi behöva ta hjälp av systemets leverantör, dom får då under utredningstiden tillgång till dom personuppgifter som finns i systemet.

För att kunna tillhandahålla olika lösningar för fakturering så har vi en upphandlad utskriftsleverantör som distribuerar fakturor via papper, e-post, e-faktura, och Kivra, samt uppgifter till bank vid autogirobetalning. Personnummer, namn, faktureringsadress, uppgifter om berörd fastighet, adress, och fastighetsbeteckning skickas vid fakturering till ovanstående parter.

Tänk på

Alla uppgifter du mejlar till oss blir allmän handling. Det betyder att vem som helst kan begära att få ut dina uppgifter. Men om du har skickat in känsliga uppgifter skyddas de oftast av sekretess.
Om du saknar fullständigt personnummer och har ett så kallat samordningsnummer ska du inte använda våra e-tjänster som kräver e-legitimation. Samma gäller om du har skyddade personuppgifter.

Syfte och rättslig grund med personuppgiftsbehandlingen

Rättslig förpliktelse

Är du kund hos oss samlar vi in dina personuppgifter för att kunna leverera tjänster inom vatten, avlopp och avfallshantering. Detta är nödvändigt för att vi ska kunna uppnå de lagkrav som ställs på oss, bland annat enligt lag (2006:412) om allmänna vattentjänster, Miljöbalken (1998:808) 15 kap och Avfallsförordningen (2020:614).

Allmänt intresse/Myndighetsutövning

Är du boende i Norrtälje Kommun samlar vi in dina personuppgifter för att kunna utveckla vår verksamhet och lättare komma i kontakt med boende i kommunen. Vår bedömning är till exempel att det är av intresse för boende att snabbt kunna få SMS om större händelser i kommunen. Det kan också bli nödvändigt för oss att kunna ta kontakt med fastighetsägare som inte är kunder hos oss till exempel vid framtida planerad utbyggnad av VA-verksamheten.
När du kontaktar oss samlar vi in dina uppgifter för att kunna följa upp ditt ärende och kunna återkoppla till dig vid behov.

Begäran om registerutdrag

Du har rätt att få information från oss om huruvida vi behandlar dina personuppgifter, och om så är fallet har du även rätt att få information om:

• syftet med att vi behandlar dina personuppgifter
• vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar
• vilka personuppgifter vi lämnar ut till tredjepart (mottagare eller kategorier av mottagare) om det är aktuellt
• hur länge dina personuppgifter sparas och vilka gallringskriterier vi utgår ifrån
• dina rättigheter (rätten till radering, rättelse och begränsning av dina uppgifter, rätten till dataportabilitet, rätten att invända mot behandling och rätten att klaga till tillsynsmyndigheten)
• från vilka källor vi hämtar dina personuppgifter (i de fall vi hämtar dem någon annanstans ifrån än direkt från dig)
• ifall dina personuppgifter används för automatiskt beslutsfattande och vilka konsekvenser detta kan få för dig

Du kan begära registerutdrag över dina personuppgifter via Norrtälje kommuns webbplats. Din begäran kommer att behandlas så snart som möjligt, senast inom 30 dagar. För att värna om en hållbar kommun ber vi dig att använda den digitala tjänsten för registerutdrag.

Här hittar du e-tjänsten Begäran om registerutdrag

Dina rättigheter skyddas

Den gemensamma EU-förordningen är till för att skydda din integritet och genom den har du numera utökade rättigheter vad det gäller hur dina personuppgifter hanteras.

• Rätt till registerutdrag: Du har rätt att av personuppgiftsansvarige få bekräftat om personuppgifter som rör dig behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna.
• Rätt till rättelse: Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade.
• Rätt till radering: Du har rätt att få dina personuppgifter raderade under vissa förutsättningar, bland annat om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålen.
• Rätt till begränsning av behandling: Du har rätt att kräva att behandlingen begränsas om vissa förutsättningar gäller, bland annat om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för ändamålen, ett samtycke återkallas och det finns inte någon annan rättslig grund eller om personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt. Den här rättigheten skiljer sig från rätten att bli raderad på så sätt att den registrerade motsätter sig att uppgifterna raderas och vill istället att användningen begränsas.
• Rätt till dataportabilitet: Du har rätt att flytta personuppgifter som behandlas automatiskt, från en personuppgiftsansvarig till en annan, när det är tekniskt möjligt. Denna rättighet gäller bara om grunden för personuppgiftsbehandlingen är avtal eller samtycke.
• Rätt att göra invändningar: Det finns möjligheter för dig att under vissa förhållanden göra invändningar mot en behandling. Denna rättighet gäller främst om grunden för behandlingen är Allmänt intresse/Myndighetsövning eller Berättigat intresse. Den personuppgiftsansvarige måste då avgöra om den registrerades specifika situation väger tyngre än personuppgiftsansvariges intressen.
• Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten: Du har rätt att lämna in klagomål till Integritetskyddsmyndigheten om du anser att Norrtälje Vatten och Avfall behandlar dina personuppgifter på ett sätt som strider mot EU:s dataskyddsförordning.

Gallring av personuppgifter

Vi behåller dina personuppgifter i så länge du är kund hos oss eller är boende i kommunen. Detta betyder att vi raderar dina kunduppgifter i våra system när du som kund inte längre använder våra tjänster eller när personuppgifterna inte längre behövs för de syften som uppgifterna samlades in för.

Uppgifter vi samlar in när du tar kontakt med oss raderas från systemet efter ett år, eller sex månader om ärendet innehåller känsliga uppgifter (som personnummer). Tänk på att alla uppgifter du lämnar till oss (t ex via mail eller per post) blir en allmän handling som kan sparas längre än vad uppgifterna får sparas enligt GDPR.
Personuppgifter som finns i allmän offentlig handling är undantagna i GDPR (Dataskyddsförordningen) – Offentlighetsprincipen går alltid före. Om du vill ta del av allmän handling, ska du inte använda e-tjänsten för begäran av registerutdrag utan kontakta istället respektive nämnd direkt.

Du kan läsa mer om allmänna handlingar här

Frågor och klagomål

Vi hoppas att den här informationen är användbar för dig och bidrar med förtydliganden när det gäller varför och hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter, tveka inte att ta kontakt med oss: gdpr@nvaa.se. Du har också rätt att lämna ett klagomål till tillsynsmyndigheten när det gäller hur vi behandlar dina uppgifter.

Denna informationstext uppdaterades senast den 15 oktober 2023.